V historicky prvním rozhovoru s úspěšným žadatelem programu CERV jsme se potkali s Jovanou Jović Tadić, projektovou manažerkou z institutu EUROPEUM, která představila projekt JustGreen. Tento projekt, zaměřený na spolupráci zemí V4, byl podpořen v rámci výzvy Angažovanost občanů (CIV 2024). Jovana s námi sdílela zkušenosti z procesu podávání žádosti o grant, tvorby rozpočtu a nastínila důležité aspekty, které by mohly napomoci k úspěšnému získání grantu.

O PROJEKTU JustGreen

Mohla byste nejprve stručně popsat Váš projekt JustGreen, jeho cíl, rozsah, partnery a dobu trvání?

Cílem projektu JustGreen je různou formou zapojit občany zemí V4 do veřejné debaty na téma dekarbonizace, a to zejména v oblasti dopravy, pracovních míst a bydlení. Zjišťujeme tak, jak občané vnímají dopady dekarbonizačních politik na jejich každodenní život v těchto třech oblastech. Současně provádíme politické analýzy s cílem připravit závěrečná doporučení, která lze předložit tvůrcům politik, aby jim pomohla lépe formovat jejich strategie a rozhodování.

Naše konsorcium má pět partnerů: EUROPEUM jako koordinátor z České republiky, STEM z České republiky, Bratislava Policy Institute ze Slovenska, Projekt Polska z Polska a Institute 21 Research Center z Maďarska. Projekt trvá dva roky, od konce května 2024 do května 2026.

Probíhají aktivity Vašeho projektu ve všech zemích konsorcia nebo se někteří partneři zaměřují pouze na konkrétní činnosti? Jaký přístup k tomu volíte?

Vzhledem k tomu, že chceme mít politickou analýzu jako srovnávací studii porovnávající všechny čtyři země, rozhodli jsme se zaměřit na země V4. V některých případech provádíme stejné činnosti ve všech zemích konsorcia. Například v současné době pořádáme webináře na podporu nápadů a shromažďujeme pocity lidí ohledně změn, které je třeba provést v oblasti bydlení, způsobu dopravy a podobně. Následně porovnáváme odpovědi a výstupy ze všech čtyř zemí. Některé aktivity se ale uskuteční pouze v konkrétní zemi.

Můžete nám přiblížit, jaké konkrétní typy aktivit v rámci projektu realizujete?

Momentálně dokončujeme kulaté stoly pro novináře a webináře pro veřejnost. Ve všech čtyřech zemích jsme již uskutečnili konzultace s občany. Nyní připravujeme veřejné diskuse a klimatické konference, do nichž chceme zapojit jak veřejnost, tak tvůrce politik, aby měl projekt širší dopad. Na začátek příštího roku také plánujeme spuštění podcastu.

Jakým způsobem propagujete výsledky projektu? Máte webové stránky, které pravidelně aktualizujete a jsou dostupné ve všech jazycích partnerů projektu?

Ano, máme webové stránky v angličtině, ale informace o našich akcích v jednotlivých zemích jsou dostupné i v místních jazycích. Provozujeme několik kampaní na sociálních sítích, včetně měsíční „JustGreen Monthly Insights“, kde propagujeme poznatky ze všech čtyř zemí. Máme také každoroční kampaně, které shrnují proběhlé aktivity projektu. Tyto kampaně jsou k dispozici na webu, kde také pravidelně informujeme o komunikačních aktivitách v rámci průběžných reportů vůči Evropské komisi.

Budou výstupy projektu pouze v angličtině, nebo některé z nich plánujete také v národních jazycích konsorcia?

Pokud jde o výstupy, politická analýza a srovnávací studie budou dostupné v angličtině. Studii plánujeme zveřejnit na našich webových stránkách a distribuovat na různých akcích před začátkem léta tohoto roku.

PODÁNÍ ŽÁDOSTI O GRANT

Pro čtenáře by mohlo být zajímavé vědět, jak dlouho Vám trvalo vyřízení žádosti. Setkali jste se během tohoto procesu s nějakými problémy?

Vyřízení žádosti trvalo několik měsíců, příprava projektu začala ihned po vyhlášení výzvy CIV. Naší největší výzvou bylo zvládnout to v omezeném čase, protože na pečlivou přípravu komplexního návrhu ho není na rozdávání. Příprava konsorcia, oslovení potenciálních partnerů – to vše vyžaduje čas. Dále bylo potřeba vybrat partnery na základě jejich odborných znalostí a odhadnout náklady, abychom věděli, o jakou částku žádat. Celý proces tedy zabere hodně času, pokud chcete vše připravit opravdu komplexně a kvalitně.

Ale dá se to zvládnout v daném časovém rámci – od vyhlášení výzvy do její uzávěrky?

Vždy je asi lepší mít víc času. Myslím, že bylo dobré, že náš tým začal ihned po vyhlášení výzvy. Ale zvládnout se to dá.

Setkala jste se Vy osobně a Váš tým s nějakými problémy během procesu podávání žádostí, nebo vše probíhalo hladce?

Vždy se objeví nějaké výzvy, ale obecně si myslím, že existovala jasná představa o tom, jak bude žádost vypadat, a tak se veškeré úsilí zaměřilo tímto směrem. Co se týče samotné žádosti, myslím si, že s pokyny a dokumenty dostupnými na webové stránce k výzvě CERV to bylo celkem jednoznačné.

V projektu máte pět partnerů. Znali jste je už před projektem, takže bylo snazší je oslovit?

Znali jsme naše partnery a spolupracovali jsme s nimi už dříve, to bylo praktické. Už jsme věděli, co může každý z partnerů nabídnout z hlediska odborných znalostí a nemuseli jsme tedy procházet celým procesem hledání nových partnerů. Když oslovíte úplně nového partnera, zabere to více času a úsilí, více koordinačních telefonátů a organizačních záležitostí, než se na všem dohodnete. Pokud jde o rozdělení činností v rámci konsorcia, společně jsme pochopili, v čem je každý z partnerů nejlepší, a podle toho jsme rozdělili úkoly.

Institut EUROPEUM je v tomto projektu hlavním žadatelem. Jsou nějaké úkoly, které musíte nést jako hlavní koordinátor projektu?

Ano, jako koordinátor organizujeme pravidelná online setkání s projektovými manažery ze všech organizací. Také se pravidelně potkáváme s výzkumníky, kteří se zaměřují na politický výzkum. To znamená další vrstvu koordinace – udržování přehledu o klíčových ukazatelích výkonnosti (KPIs), sledování časového harmonogramu a zajištění včasného odevzdání výstupů.

Rovnost žen a mužů a zásady nediskriminace jsou důležité aspekty každé výzvy CERV. Jak jste k tomu přistupovali v rámci Vašeho projektu? Začlenili jste tyto aspekty do všech jeho fází?

Od samého začátku, během plánování a tvorby návrhu, jsme na toto mysleli. Vycházeli jsme z toho, že všechny akce pro veřejnost budou přístupné všem skupinám z hlediska pohlaví, věku, postižení a podobně. V rámci řízení projektu jsme se také zaměřili na rovnoměrné složení týmů a vedoucích pozic, abychom zajistili vyváženost pohlaví.

ROZPOČET

Žadatelé se často ptají na rozpočet programu CERV. U výzvy CIV funguje na základě paušální sazby typu I. Jak se vám osvědčil paušální typ rozpočtování?

Za svou kariéru jsem pracovala s několika programy financování EU a osobně považuji paušální rozpočet za jeden z výhodnějších. Co se týče vykazování nákladů, spíše než skutečné náklady vykazujete údaje o počtu účastníků, jejich pohlaví, zemích, ze kterých pocházejí a počtu akcí. Samozřejmě je potřeba vše zaznamenávat pro případ ověření, ale během projektového období není nutné vykazovat konkrétní náklady.

Pokud jde o pracovní balíčky (work packages), aktivity a výstupy, měli byste z Vaší strany nějaká doporučení? 

Nejdůležitější je mít jasno v tom, čeho chcete dosáhnout. Jasně stanovené cíle už na začátku a dobře definované klíčové ukazatele výkonnosti (KPIs) pomáhají ušetřit čas při plnění výstupů a snižují komplikace při závěrečném vykazování.

Pokud bych měla poradit, při vytváření pracovního balíčku je důležité definovat cílovou skupinu – ať už odborníky, mladé lidi nebo širokou veřejnost a tak dále. Největší výzvou je čas potřebný k přípravě pracovních balíčků. Například je důležité předem odhadnout náklady na akci podle jejího typu, očekávaného počtu účastníků, organizačních nároků a podobně. Je to časově náročné. Při přípravě žádosti nezapomeňte, že máte téměř rok do začátku implementace projektu – proto zvažujte témata, která budou stále aktuální a přilákají cílové účastníky.

Jak jste odhadli počet zúčastněných zemí a lidí v rámci Vašeho projektu, přičemž je třeba mít na paměti stanovené minimum pro online i offline aktivity?

Řekla bych, že to závisí na tématu aktivity. Při přípravě návrhu je možné zvážit také konference a akce, které by přilákaly účastníky z více zemí. Některé akce se však zaměřují na místní témata relevantní například pouze pro jednu partnerskou zemi. K plánování projektu jsme tedy přistupovali z tohoto hlediska. Při pořádání velké akce nebo konference, která by se týkala širších aspektů a umožňovala srovnání s EU nebo jinými zeměmi, jsme ve výstupu odhadovali více mezinárodních účastníků. Zejména u akcí v Bruselu jsme měli účastníky i mimo konsorcium.

REPORTOVÁNÍ

Jak probíhá reportování vůči Evropské komisi a setkali jste se při komunikaci s ní s nějakými problémy?

Udržování dobré komunikace s projektovým manažerem z Evropské komise je důležité. Máme přiděleného manažera přímo pro náš projekt, což nám výrazně usnadňuje získávání potřebných informací.  

Právě jsme dokončili první průběžnou zprávu o pokroku za prvních šest měsíců projektu. Další zpráva bude ke konci projektu.

RADA NA ZÁVĚR

Máte nějakou cennou radu, která by mohla povzbudit budoucí žadatele?

Začněte včas a buďte precizní. Doporučuji plánovat projekt podrobně už od začátku a při psaní návrhu zohlednit různé aspekty. Tento přístup vám později ušetří čas a usnadní dosažení fáze, kdy budete moci návrh podat.

Poděkování:

Děkujeme Jovaně za milý rozhovor a sdílení zkušeností s programem CERV. Zároveň bychom rádi poděkovali Zastoupení Evropské komise v České republice za poskytnutí prostor a příjemného zázemí pro tento rozhovor.