Předsednictví v Radě EU není jen o prestiži a vlivu, stojí za ním především koordinace, organizování a komunikace. Jeho úspěch stojí a padá s intenzivními a náročnými přípravami, které jsou v plném proudu řadu měsíců před tím, než se Česko stane centrem evropské politiky. Přinášíme přehled toho nejdůležitějšího, co organizační tým pro přípravu předsednictví ČR v Radě EU chystá a na co všechno musí myslet.
Úřad vlády jako centrální koordinátor příprav CZ PRES pracuje už od roku 2019 mimo jiné na akcích, které se uskuteční v Česku i zahraničí. Na starosti má organizační a logistickou přípravu, včetně plánování a realizace jednání, akreditace účastníků, smlouvy s dodavateli, plánování logistiky nebo zajištění bezpečnosti. Průběžně vede aktualizovaný seznam akcí konaných na území ČR a návrh kalendáře akcí v Bruselu a Lucemburku. Ten se dále plní ve spolupráci se Stálým zastoupením ČR při EU a unijními institucemi.
Úřad vlády jakožto centrální koordinátor zřídil Odbor pro předsednictví ČR v Radě EU. Ten se skládá z dvou oddělení – Oddělení pro komunikaci a Oddělení pro logistiku a organizaci. Právě to druhé má na starosti kompletní logistické zajištění českého předsednictví.
Co, kdy a kde?
Centrem dění bude Praha, kde proběhne víc než 250 akcí. Úřad vlády už vloni vyhlásil veřejnou zakázku na centrální konferenční prostory pro CZ PRES. V tendru šlo kromě zajištění konferenčních služeb a vybavení také o dodávku bezpečnostní techniky. Před vyhlášením zakázky proběhly předběžné tržní konzultace s dodavateli. Na jejichž základě padlo rozhodnutí rozdělit tuto zakázku na pět částí, a to dle jednotlivých typů akcí:
- Summit – politické setkání na nejvyšší úrovni
- Neformální Rady – setkání ministrů členských zemí
- Neformální pracovní skupiny
- Konference a další předsednická jednání
- Setkání malých a středně velkých podniků (akce SME Assembly v gesci MPO)
Veřejné zakázky už byly vyhlášeny a známe první vítěze: akce typu 4 bude hostit Kongresové centrum Praha. Neformální pracovní skupiny budou probíhat v hotelu Vienna House Diplomat, setkání malých a středních podniků se uskuteční v O2 Universum. Dodavatelé zbylých konferenčních prostor budou známi s blížícím se předsednictvím. Můžeme už také zodpovědět otázku, kde proběhne summit: v zájmu zabezpečení reprezentativních prostor pro tuto prestižní událost se Úřad vlády jedná se Správou Pražského hradu.
Ubytování, technika, či akreditace
Zajištěním konferenčních prostor ale přípravy rozhodně nekončí. Vybírají se také dodavatelé audiovizuální techniky, tlumočnických služeb nebo ubytovacích zařízení pro delegáty. Nezapomíná se ani na hostesky, či podporu a doprovod zahraničním delegacím za pomoci tzv. liason officers. Ti budou jednotlivé delegace doprovázet a zajišťovat hladký průběh akcí. Kromě podávání aktuálních informací tak zahraničním návštěvám pomohou s orientací ve městě, doprovodí je do centrálních konferenčních prostor nebo třeba doporučí nejlepší českou restauraci v Praze.
Velkou součástí prezentace České republiky jsou i propagační předměty, které zahraniční návštěvy obdrží. Cílem je našim partnerům předat dárek, který nezapomenou na hotelovém pokoji, ale s radostí si ho sbalí domů jako hezkou vzpomínku na Českou republiku. Dalším aspektem je výzdoba konferenčních sálů. Předsednické prostory musí reflektovat jednotný vizuální styl CZ PRES nejen v Praze, ale i Bruselu, Lucemburku a Štrasburku. Myslíme i na květinovou výzdobu v prostorách pro společné fotografie politických představitelů, které jsou běžným standardem každé vysoké politické akce.
Finišuje také vyhodnocení výběrového řízení na dodavatele akreditačního systému. Ten bude sloužit k akreditaci oficiálních delegací, ale i novinářů účastnících se všech politických akcí na území České republiky.
Samostatnou kapitolou je volba cateringové společnosti. Nejde totiž jen o „chlebíčky“, ale o dobrou reprezentaci a zajištění kvalitní a cenově odpovídající nabídky občerstvení pro různé typy akcí. Vyhodnocují se předběžné tržní konzultace a připravuje veřejná zakázka.
Organizátoři myslí i na dopravu – od samotného příjezdu a uvítání na letišti až po přesun politických představitelů a jejich delegací na území Prahy. To všechno Úřad vlády koordinuje s Ministerstvem zahraničních věcí a zastupitelskými úřady členských států EU, které jsou akreditované na území České republiky a budou své delegace také vítat.
Bez pomoci jiných resortů se Úřad vlády neobejde, chce zapojit i soukromý sektor
Efektivní koordinaci příprav pomáhá tzv. Centrální organizační skupina pro přípravu předsednictví, která se schází jednou měsíčně a propojuje Úřad vlády s ostatními resorty a relevantními aktéry k zajištění logistiky a organizace. Cíl je jasný: zajistit hladkou spolupráci, využít synergie a také minimalizovat náklady.
Velkou roli v přípravách sehrává i Ministerstvo vnitra společně s bezpečnostními složkami, které zajišťují fyzickou bezpečnost všech účastníků akcí. Velkou pozornost organizátoři věnují také oblasti kybernetické bezpečnosti, a to ve spolupráci s NÚKIB (Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost).
Pamatuje se také na rozvoj partnerství se soukromým sektorem formou sponzoringu. Firmy tak získají příležitost propagovat své výrobky a služby během tak prestižní a sledované akce. Otázka sponzoringu je však ostře sledovaná za všech stran. Úřad vlády přistoupil k rozhodnutí, že se všechna nefinanční spolupráce bude řídit etickým kodexem. Ten nastavuje transparentní a korektní způsob využití nefinančního plnění třetích stran a zohledňuje doporučení Generálního sekretariátu Rady k transparentnímu sponzoringovému financování v souladu se zákonem.
Autor: Úřad vlády
